Sześć sklepów, jeden panel: jak porządkowaliśmy katalog rozjeżdżający się na trzech rynkach
Kiedy ta sama rzecz jest sprzedawana w sześciu sklepach na trzech rynkach, prędzej czy później okazuje się, że w każdym nazywa się trochę inaczej. Potem ktoś próbuje zrobić z tego raport.
Jak wygląda rozjazd
Nie zaczyna się od bałaganu. Zaczyna się od tego, że pierwszy sklep powstał trzy lata temu, drugi rok później, a trzeci przejęliście razem z inną firmą. Każdy ma własną strukturę kategorii, własne nazwy producentów i własne sposoby zapisywania tego samego.
Objawy są zawsze te same: ten sam towar ma trzy różne nazwy, magazyn nie zgadza się ze sklepem, a pytanie „ile w sumie sprzedaliśmy tego produktu” wymaga wyeksportowania trzech plików i posiedzenia w arkuszu.
Rozwiązanie: jeden katalog referencyjny, sklepy jako odbiorcy
Zamiast porządkować sześć sklepów osobno, zbudowaliśmy jeden katalog nadrzędny, w którym każda rzecz istnieje raz — i osiem tabel opisujących świat wokół niej: kraje, grupy produktów, konkretne produkty, producenci, dystrybutorzy, magazyny, kanały sprzedaży i typy opakowań.
Sklepy przestają być źródłem prawdy i stają się odbiorcami. Zmiana nazwy albo opisu dzieje się w jednym miejscu i rozchodzi się dalej. Pytanie o łączną sprzedaż przestaje wymagać arkusza, bo istnieje jedno miejsce, w którym ta sama rzecz jest tą samą rzeczą.
Opisy i tłumaczenia: gdzie realnie oszczędza się czas
Wprowadzenie stu produktów do sklepu ręcznie to nie jest praca trudna — to praca długa i nużąca, w której łatwo o pomyłkę pod koniec dnia. Do tego dochodzą opisy i tłumaczenia na kolejne rynki.
System przygotowuje opisy i tłumaczenia maszynowo, z dwoma niezależnymi dostawcami — jeden podstawowy, drugi jako zapas. To nie jest ostrożność na wyrost: około 2% zapytań i tak trafia do zapasowego, bo podstawowy chwilowo nie odpowiada. Bez tego zabezpieczenia wgrywanie stu produktów przerywałoby się w losowym momencie i trzeba by je wznawiać ręcznie.
Świadomie nie podaję tu liczby zaoszczędzonych godzin, chociaż byłaby efektowna. Nikt jej u tego klienta nie mierzył przed wdrożeniem, więc każda podana wartość byłaby zmyślona. Mocne jest to, co da się sprawdzić: skala i to, że utrzymanie tego narzędzia nie kosztuje nic ponad usługi, z których korzysta.
Pułapka, w którą wpada się przy takich projektach
Kuszące jest zacząć od wielkiego ujednolicenia: wyczyścić wszystkie sześć sklepów, ustawić wspólną strukturę kategorii i dopiero wtedy budować narzędzie. To jest projekt na kwartał, który zwykle umiera w połowie, bo w międzyczasie trzeba sprzedawać.
Sensowniejsza kolejność jest odwrotna: najpierw katalog nadrzędny obok istniejących sklepów, potem stopniowe podpinanie kolejnych. Sklepy działają cały czas, a porządek narasta. Efekt końcowy jest ten sam, ale nie ma momentu, w którym wszystko jest rozgrzebane naraz.
Stany magazynowe: miejsce, w którym rozjazd boli najbardziej
Katalog, który się rozjeżdża, jest kłopotliwy. Stany magazynowe, które się rozjeżdżają, kosztują pieniądze — bo albo sprzedajecie coś, czego nie ma, albo nie sprzedajecie czegoś, co leży w magazynie.
W opisywanym przypadku towar leży w 229 magazynach, a sprzedawany jest przez sześć sklepów w trzech krajach. Bez wspólnego katalogu pytanie „ile mamy tego produktu” nie miało jednej odpowiedzi, bo każdy sklep pytał własną instalację o własną nazwę tego samego.
Po ujednoliceniu odpowiedź jest jedna, a każdy sklep dostaje z niej swój wycinek. To jest ta część projektu, która najszybciej się zwraca — i jednocześnie ta, którą najtrudniej pokazać na zrzucie ekranu, bo jej efektem jest brak problemów.
Co zrobić z historią, której nie da się ujednolicić
Przy porządkowaniu katalogu zawsze pojawia się pytanie o dane sprzed zmiany: zamówienia, w których ten sam produkt figuruje pod trzema nazwami. Kuszące jest przepisanie historii, żeby wszystko było spójne.
Odradzamy. Zamówienie sprzed dwóch lat ma dokumentować to, co się wtedy stało — łącznie z nazwą, pod którą towar był wtedy sprzedawany. Zamiast przepisywać, buduje się tabelę powiązań: stara nazwa wskazuje na pozycję w nowym katalogu. Raporty korzystają z powiązania, dokumenty zostają nietknięte.
To jest jeden z tych wyborów, których konsekwencje widać dopiero przy kontroli albo przy sporze z klientem. Przepisana historia jest wygodna do czasu, aż ktoś poprosi o fakturę i porówna ją z tym, co widzi w systemie.
Skąd się bierze rozjazd nazw — i dlaczego sam się nie naprawi
Warto zrozumieć mechanizm, bo bez tego porządek zrobiony raz rozjedzie się w ciągu roku.
Nazwa produktu w sklepie powstaje zwykle w pośpiechu: ktoś dodaje towar, wpisuje nazwę, jaką ma na fakturze od dostawcy, i idzie dalej. Drugi sklep dostaje ten sam towar od innego dystrybutora, z inną nazwą na dokumencie. Trzeci przejęliście razem z firmą i tam nazwa jest historyczna. Żadna z tych osób nie zrobiła błędu — każda wpisała to, co miała przed sobą.
Dlatego porządek nie polega na jednorazowym ujednoliceniu nazw, tylko na tym, żeby istniało miejsce, w którym rozstrzyga się, co jest czym. Gdy dochodzi nowy towar, dopisuje się go raz do katalogu nadrzędnego i dopiero stamtąd trafia do sklepów. Bez tego kroku za rok macie ten sam bałagan, tylko w nowszych nazwach.
Osiem tabel, czyli po co tyle słowników
Katalog nadrzędny to nie jest jedna lista produktów. To lista, wokół której stoi osiem słowników opisujących świat, w którym ta lista żyje: kraje, grupy produktów, konkretne produkty, producenci, dystrybutorzy, magazyny, kanały sprzedaży i typy opakowań.
Wygląda to na nadmiar, dopóki nie pojawi się pierwsze pytanie w rodzaju: „ile sprzedaliśmy towaru tego producenta w Austrii przez sklep B, w opakowaniu paletowym”. Bez słowników taka odpowiedź wymaga eksportu i arkusza. Ze słownikami jest jednym zapytaniem, bo każde z tych pojęć istnieje jako osobna rzecz, a nie jako fragment nazwy produktu.
Praktyczna wskazówka przy takim projekcie: słowniki buduje się na podstawie pytań, które firma już dziś zadaje i na które nie umie odpowiedzieć. Nie na podstawie tego, co teoretycznie mogłoby się przydać. Ten drugi sposób daje trzydzieści tabel, z których używa się czterech.
Ile to kosztuje w utrzymaniu
Warto to powiedzieć, bo przy narzędziach wewnętrznych pytanie o rachunek jest zwykle pomijane — a to one po cichu generują koszt latami.
Opisywany katalog działa dziś bez stałej opłaty za infrastrukturę: mieści się w darmowych progach usług, na których stoi. Płatne jest wyłącznie maszynowe przygotowywanie opisów i tłumaczeń, i to rozliczane od użycia — czyli w miesiącu, w którym nikt nie wprowadza nowych produktów, nie kosztuje nic.
To nie jest reguła dla każdego narzędzia wewnętrznego, ale pokazuje coś istotnego przy planowaniu: narzędzie obsługujące jedną lub dwie osoby dziennie ma zupełnie inny profil kosztowy niż system dla całej firmy. Wycena, która traktuje oba tak samo, jest zawyżona dla jednego albo zaniżona dla drugiego.
Dla kogo
- Dla firm z więcej niż dwoma miejscami sprzedaży tego samego asortymentu — sklepy, hurtownia, portal aukcyjny.
- Dla firm, w których ten sam produkt ma różne nazwy w różnych systemach i nikt już nie wie, która jest właściwa.
- Nie dla firm z jednym sklepem i stabilnym katalogiem — tam gotowy panel sklepu w zupełności wystarczy.