Sechs Shops, ein Panel: einen Katalog ordnen, der auf drei Märkten auseinanderläuft
Wenn dieselbe Sache in sechs Shops auf drei Märkten verkauft wird, stellt sich früher oder später heraus, dass sie überall etwas anders heißt. Dann versucht jemand, daraus einen Bericht zu bauen.
Wie das Auseinanderlaufen aussieht
Es beginnt nicht als Chaos. Es beginnt damit, dass der erste Shop vor drei Jahren entstand, der zweite ein Jahr später und der dritte mit einem übernommenen Unternehmen kam. Jeder hat seine eigene Kategoriestruktur, seine eigenen Herstellernamen und seine eigene Art, dasselbe aufzuschreiben.
Die Symptome sind immer dieselben: Dieselbe Ware hat drei Namen, das Lager stimmt nicht mit dem Shop überein, und die Frage „wie viel davon haben wir insgesamt verkauft“ verlangt drei Exportdateien und einen Nachmittag in der Tabellenkalkulation.
Die Lösung: ein Referenzkatalog, Shops als Abnehmer
Statt sechs Shops einzeln zu ordnen, haben wir einen übergeordneten Katalog gebaut, in dem jede Sache einmal existiert — und acht Tabellen, die die Welt darum herum beschreiben: Länder, Produktgruppen, konkrete Produkte, Hersteller, Distributoren, Lager, Vertriebskanäle und Verpackungsarten.
Die Shops hören auf, die Quelle der Wahrheit zu sein, und werden zu Abnehmern. Eine Namens- oder Beschreibungsänderung passiert an einer Stelle und verteilt sich weiter. Die Frage nach dem Gesamtumsatz braucht keine Tabellenkalkulation mehr, weil es einen Ort gibt, an dem dieselbe Sache dieselbe Sache ist.
Beschreibungen und Übersetzungen: wo die Zeit wirklich hingeht
Hundert Produkte von Hand einzupflegen ist keine schwierige Arbeit — es ist lange, eintönige Arbeit, bei der gegen Abend leicht Fehler passieren. Dazu kommen Beschreibungen und Übersetzungen für weitere Märkte.
Das System erstellt Beschreibungen und Übersetzungen maschinell, mit zwei unabhängigen Anbietern — einem primären und einem als Reserve. Das ist keine übertriebene Vorsicht: rund 2% der Anfragen landen tatsächlich beim Reserveanbieter, weil der primäre gerade nicht antwortet. Ohne diese Absicherung würde das Einspielen von hundert Produkten an zufälliger Stelle abbrechen und müsste von Hand fortgesetzt werden.
Ich nenne bewusst keine Zahl eingesparter Stunden, obwohl sie eindrucksvoll aussähe. Bei diesem Kunden hat sie vor der Umstellung niemand gemessen, jeder Wert wäre also erfunden. Belastbar ist das Überprüfbare: die Größenordnung und die Tatsache, dass der Betrieb dieses Werkzeugs nichts über die genutzten Dienste hinaus kostet.
Die Falle solcher Projekte
Es ist verlockend, mit einer großen Vereinheitlichung zu beginnen: alle sechs Shops aufräumen, eine gemeinsame Kategoriestruktur festlegen und erst dann das Werkzeug bauen. Das ist ein Quartalsprojekt, das meist auf halbem Weg stirbt, weil zwischendurch verkauft werden muss.
Die sinnvollere Reihenfolge ist umgekehrt: zuerst der übergeordnete Katalog neben den bestehenden Shops, dann schrittweises Anschließen. Die Shops laufen weiter und die Ordnung wächst. Das Endergebnis ist dasselbe, aber es gibt keinen Moment, in dem alles gleichzeitig aufgerissen ist.
Woher das Auseinanderlaufen kommt — und warum es sich nicht selbst repariert
Den Mechanismus zu verstehen lohnt sich, denn ohne ihn läuft die einmal geschaffene Ordnung binnen eines Jahres wieder auseinander.
Ein Produktname im Shop entsteht meist in Eile: Jemand legt die Ware an, tippt den Namen von der Lieferantenrechnung und geht weiter. Der zweite Shop bekommt dieselbe Ware von einem anderen Distributor, mit einem anderen Namen auf dem Beleg. Der dritte kam mit einer Übernahme, und der Name dort ist historisch. Keine dieser Personen hat einen Fehler gemacht — jede hat aufgeschrieben, was vor ihr lag.
Deshalb besteht Ordnung nicht darin, Namen einmal zu vereinheitlichen, sondern darin, dass es einen Ort gibt, an dem entschieden wird, was was ist. Kommt neue Ware, wird sie einmal im übergeordneten Katalog angelegt und gelangt erst von dort in die Shops. Ohne diesen Schritt haben Sie in einem Jahr dasselbe Durcheinander mit neueren Namen.
Acht Tabellen, oder wozu so viele Nachschlagelisten
Der übergeordnete Katalog ist keine einzelne Produktliste. Er ist eine Liste, um die acht Nachschlagelisten stehen, die ihre Welt beschreiben: Länder, Produktgruppen, konkrete Produkte, Hersteller, Distributoren, Lager, Vertriebskanäle und Verpackungsarten.
Das wirkt übertrieben, bis die erste Frage der Art auftaucht: „Wie viel haben wir von diesem Hersteller in Österreich über Shop B in Palettenverpackung verkauft?“ Ohne Nachschlagelisten verlangt diese Antwort Export und Tabellenkalkulation. Mit ihnen ist es eine Abfrage, denn jeder dieser Begriffe existiert als eigene Sache und nicht als Bruchstück eines Produktnamens.
Ein praktischer Hinweis: Nachschlagelisten baut man aus den Fragen, die das Unternehmen heute schon stellt und nicht beantworten kann. Nicht aus dem, was theoretisch nützlich sein könnte. Letzteres ergibt dreißig Tabellen, von denen vier genutzt werden.
Lagerbestände: wo das Auseinanderlaufen am meisten wehtut
Ein auseinanderlaufender Katalog ist lästig. Auseinanderlaufende Lagerbestände kosten Geld — denn entweder verkaufen Sie etwas, das Sie nicht haben, oder Sie verkaufen etwas nicht, das im Lager liegt.
In diesem Fall liegt die Ware in 229 Lagern und wird über sechs Shops in drei Ländern verkauft. Ohne gemeinsamen Katalog hatte die Frage „wie viel haben wir davon“ keine eindeutige Antwort, weil jeder Shop seine eigene Installation nach seinem eigenen Namen für dasselbe fragte.
Nach der Vereinheitlichung gibt es eine Antwort, und jeder Shop bekommt seinen Ausschnitt daraus. Das ist der Projektteil, der sich am schnellsten rechnet — und zugleich der, der sich am schwersten in einem Screenshot zeigen lässt, weil sein Ergebnis das Ausbleiben von Problemen ist.
Was der Betrieb kostet
Erwähnenswert, weil bei internen Werkzeugen die Frage nach der Rechnung meist übersprungen wird — und gerade sie erzeugen jahrelang stillschweigend Kosten.
Der beschriebene Katalog läuft heute ohne feste Infrastrukturgebühr: Er passt in die kostenlosen Kontingente der genutzten Dienste. Bezahlt werden ausschließlich die maschinell erstellten Beschreibungen und Übersetzungen, und zwar nach Nutzung — in einem Monat, in dem niemand Produkte anlegt, kostet er also nichts.
Das ist keine Regel für jedes interne Werkzeug, zeigt aber etwas Wichtiges für die Planung: Ein Werkzeug für ein bis zwei Personen am Tag hat ein völlig anderes Kostenprofil als ein System für ein ganzes Unternehmen. Ein Angebot, das beides gleich behandelt, ist für das eine zu hoch oder für das andere zu niedrig.
Für wen
- Für Unternehmen mit mehr als zwei Verkaufsstellen desselben Sortiments — Shops, Großhandel, Marktplatz.
- Für Unternehmen, in denen dasselbe Produkt in verschiedenen Systemen verschieden heißt und niemand mehr weiß, welcher Name gilt.
- Nicht für Unternehmen mit einem Shop und stabilem Katalog — dort genügt das Shop-Panel vollkommen.