Seis tiendas, un panel: ordenar un catálogo que se dispersa en tres mercados
Cuando la misma cosa se vende en seis tiendas de tres mercados, tarde o temprano resulta que en cada una se llama de forma algo distinta. Luego alguien intenta sacar un informe de ahí.
Cómo es la dispersión
No empieza como un caos. Empieza porque la primera tienda nació hace tres años, la segunda un año después y la tercera llegó con una empresa que compraron. Cada una tiene su estructura de categorías, sus nombres de fabricantes y su manera de escribir lo mismo.
Los síntomas son siempre idénticos: la misma mercancía tiene tres nombres, el almacén no cuadra con la tienda, y la pregunta «¿cuánto hemos vendido de esto en total?» exige exportar tres ficheros y una tarde de hoja de cálculo.
La solución: un catálogo de referencia y tiendas como consumidoras
En lugar de ordenar seis tiendas por separado, construimos un catálogo maestro en el que cada cosa existe una vez, y ocho tablas que describen el mundo a su alrededor: países, grupos de producto, productos concretos, fabricantes, distribuidores, almacenes, canales de venta y tipos de envase.
Las tiendas dejan de ser la fuente de verdad y pasan a consumirla. Un cambio de nombre o de descripción ocurre en un sitio y se propaga. La pregunta por la venta total deja de exigir una hoja de cálculo, porque existe un lugar donde la misma cosa es la misma cosa.
Descripciones y traducciones: dónde se ahorra tiempo de verdad
Meter cien productos a mano no es trabajo difícil: es trabajo largo y monótono en el que al final del día es fácil equivocarse. A eso se añaden descripciones y traducciones para otros mercados.
El sistema prepara descripciones y traducciones por máquina, con dos proveedores independientes: uno principal y otro de reserva. No es prudencia excesiva: alrededor del 2% de las peticiones acaba en el de reserva porque el principal no responde en ese momento. Sin esa salvaguarda, subir cien productos se interrumpiría en un punto aleatorio y habría que reanudarlo a mano.
Deliberadamente no doy una cifra de horas ahorradas, aunque quedaría vistosa. Nadie la midió en este cliente antes del cambio, así que cualquier valor sería inventado. Lo sólido es lo comprobable: la escala y el hecho de que mantener esta herramienta no cuesta nada más allá de los servicios que usa.
La trampa de proyectos así
Resulta tentador empezar por una gran unificación: limpiar las seis tiendas, acordar una estructura común de categorías y solo entonces construir la herramienta. Es un proyecto de un trimestre que suele morir a mitad de camino, porque mientras tanto hay que seguir vendiendo.
El orden sensato es el inverso: primero el catálogo maestro junto a las tiendas existentes, luego conectarlas una a una. Las tiendas siguen funcionando y el orden se acumula. El resultado final es el mismo, pero no hay un momento en que todo esté abierto en canal a la vez.
De dónde viene la dispersión y por qué no se arregla sola
Conviene entender el mecanismo, porque sin él el orden hecho una vez se volverá a dispersar en un año.
El nombre de un producto en una tienda suele nacer con prisa: alguien da de alta la mercancía, escribe el nombre que ve en la factura del proveedor y sigue. La segunda tienda recibe la misma mercancía de otro distribuidor, con otro nombre en el documento. La tercera llegó con una compra y allí el nombre es histórico. Ninguna de esas personas cometió un error: cada una escribió lo que tenía delante.
Por eso el orden no consiste en unificar nombres una vez, sino en que exista un sitio donde se decide qué es qué. Cuando entra mercancía nueva, se da de alta una vez en el catálogo maestro y solo desde ahí llega a las tiendas. Sin ese paso, dentro de un año tendrá el mismo desorden con nombres más nuevos.
Ocho tablas, o para qué tantos diccionarios
El catálogo maestro no es una sola lista de productos. Es una lista rodeada de ocho diccionarios que describen el mundo en el que vive: países, grupos de producto, productos concretos, fabricantes, distribuidores, almacenes, canales de venta y tipos de envase.
Parece excesivo hasta que aparece la primera pregunta del tipo: «¿cuánto hemos vendido de este fabricante en Austria por la tienda B, en envase de palé?». Sin diccionarios, esa respuesta exige exportación y hoja de cálculo. Con ellos es una consulta, porque cada uno de esos conceptos existe como una cosa aparte y no como un fragmento del nombre del producto.
Un consejo práctico: los diccionarios se construyen a partir de las preguntas que la empresa ya se hace y no sabe responder. No a partir de lo que teóricamente podría servir. Lo segundo da treinta tablas de las que se usan cuatro.
Existencias: donde la dispersión más duele
Un catálogo que se dispersa es incómodo. Unas existencias que se dispersan cuestan dinero, porque o vende algo que no tiene, o deja de vender algo que está en el almacén.
En este caso la mercancía está en 229 almacenes y se vende por seis tiendas en tres países. Sin catálogo común, la pregunta «¿cuánto tenemos de esto?» no tenía una respuesta única, porque cada tienda preguntaba a su propia instalación por su propio nombre de lo mismo.
Tras la unificación la respuesta es una y cada tienda recibe su porción. Es la parte del proyecto que antes se amortiza, y a la vez la más difícil de enseñar en una captura de pantalla, porque su efecto es la ausencia de problemas.
Cuánto cuesta mantenerlo
Conviene decirlo, porque con las herramientas internas la pregunta por la factura suele saltarse, y son ellas las que generan coste en silencio durante años.
El catálogo descrito funciona hoy sin cuota fija de infraestructura: cabe en los planes gratuitos de los servicios que usa. Lo único de pago son las descripciones y traducciones generadas por máquina, cobradas por uso, de modo que en un mes en que nadie da de alta productos no cuesta nada.
No es una regla para toda herramienta interna, pero muestra algo importante al planificar: una herramienta que atiende a una o dos personas al día tiene un perfil de coste completamente distinto al de un sistema para toda la empresa. Un presupuesto que trate ambos igual está inflado para una o escaso para la otra.
Para quién es
- Para empresas con más de dos puntos de venta del mismo surtido: tiendas, mayorista, portal de subastas.
- Para empresas en las que el mismo producto tiene nombres distintos en sistemas distintos y ya nadie sabe cuál es el bueno.
- No para empresas con una tienda y un catálogo estable: ahí el panel propio de la tienda basta de sobra.