Was der Betrieb eines eigenen Systems im zweiten Jahr kostet

Warum hier keine Beträge stehen

Weil jeder Betrag ohne Umfang unwahr ist und der Umfang jedes Mal ein anderer. Stattdessen beschreibe ich die Struktur der Rechnung — woraus sie besteht und was die einzelnen Posten treibt. Damit können Sie zu jedem Anbieter gehen und prüfen, ob sein Angebot etwas vergessen hat.

Die vier Posten der Rechnung

1. Wo das System läuft

Der am besten vorhersehbare Posten und meist der kleinste. Bei einem System für eine Handvoll Menschen im Unternehmen kann es in die kostenlosen Kontingente der zugrunde liegenden Dienste passen — in einem unserer Projekte kostet die Infrastruktur null, solange das Team fünf Personen nicht überschreitet. Bei einem Shop mit Verkehr und einem Katalog im Tausenderbereich ist es bereits ein realer, aber weiterhin im Voraus berechenbarer Kostenpunkt.

Wonach zu fragen ist: Was passiert beim Überschreiten der Schwelle? Ein „das sehen wir dann“ bedeutet, dass es niemand durchgerechnet hat.

2. Die Dienste, die Sie extern bezahlen

Mailversand, Zahlungsanbieter, Karten, Textverarbeitung durch ein Sprachmodell, Daten aus Registern. Dieser Posten ist variabel, weil er mit der Nutzung wächst — und er ist der einzige, der überraschen kann.

Im Kundenservice-System, über das wir separat geschrieben haben, kostet das Entwerfen von Antworten einige Dutzend bis gut hundert Dollar im Monat bei über hundert Entwürfen täglich. In einem CRM für einen Makler kostete der Abruf von Firmendaten aus dem Register 1,17 Zloty für 3.250 Datensätze — und wir kennen diese Zahl, weil sie in einem Kostenpanel angezeigt und nicht geschätzt wird. Eine frühere Projektnotiz sprach von „zwei Groschen pro Firma“; nach der Messung stellte sie sich als um ein Vielfaches zu hoch heraus.

3. Änderungen, die von außen kommen

Der am konsequentesten unterschätzte Posten. Ein Anbieter ändert die Anbindung an seinen Dienst, eine neue Meldepflicht tritt in Kraft, ein Shop wechselt den Zahlungsanbieter, Browser stellen die Unterstützung eines Mechanismus ein. Niemand hat es bestellt, und getan werden muss es trotzdem.

Ein ehrliches Projekt plant dafür von vornherein Budget ein — als normalen Teil des Lebens eines Systems und nicht als Störfall, der freitagnachmittags alle überrascht. Die Größe hängt vor allem davon ab, mit wie vielen externen Diensten das System spricht. Ein System, das mit Mail, Shop und Sprachmodell spricht, hat drei potenzielle Quellen solcher Änderungen.

4. Korrekturen und Weiterentwicklung

Nach den ersten Nutzungsmonaten stellt sich immer heraus, dass ein Teil der Annahmen danebenlag und dass einige Funktionen, über die lange verhandelt wurde, niemand nutzt. Das ist normal und genau der Wert eines frühen Starts: Sie erfahren es nach drei Monaten und nicht nach zwei Jahren.

Dieser Posten hängt als einziger ausschließlich von Ihnen ab. Sie können ihn in einem Jahr auf null setzen, und das System läuft weiter. Bei den drei anderen geht das nicht.

Was in dieser Rechnung fehlt — und darin liegt der ganze Unterschied

Bei einem Individualsystem gibt es keine Gebühr pro Nutzer. Die fünfte oder fünfzehnte Person im Team erhöht die Rechnung nicht, denn Sie kaufen keine Lizenzen, sondern betreiben ein eigenes Werkzeug.

Genau dieser Posten wächst bei fertigen Werkzeugen am schnellsten und am schmerzhaftesten, weil er genau dann wächst, wenn das Unternehmen wächst. Acht Personen in drei Werkzeugen zu einigen Dutzend Euro pro Person und Monat ergeben über drei Jahre eine ernste Summe — und dafür bekommen Sie nichts, was Sie nicht am ersten Tag hatten.

So rechnen Sie aus, ob es sich lohnt

1. Addieren Sie die Monatsgebühren aller Werkzeuge, die das System ersetzen würde — samt Aufschlägen für zusätzliche Nutzer.
2. Rechnen Sie die Zeit hinzu, die Ihre Leute mit dem Übertragen von Daten zwischen diesen Werkzeugen verlieren. Stunden mal Satz, pro Monat.
3. Multiplizieren Sie mit 36 Monaten — so lange lebt ein System üblicherweise, bevor es einen größeren Umbau braucht.
4. Ziehen Sie davon die Baukosten und das Dreifache der jährlichen Betriebskosten aus den vier Posten oben ab.

Fällt das Ergebnis negativ aus, sagen wir Ihnen das in der ersten Antwort — denn ein System zu betreiben, das sich nicht rechnet, ist auch für uns schlecht. Uns ist ein Auftrag weniger lieber als ein Kunde, der nach einem Jahr nachrechnet und es bereut.

Was im Vertrag stehen sollte, damit das zweite Jahr keine Überraschung wird

Die meisten Missverständnisse über Kosten entstehen nicht aus bösem Willen, sondern daraus, dass niemand festgelegt hat, was enthalten ist und was nicht. Vier Punkte, um die zu bitten sich lohnt:

• Reaktionszeit bei einer Störung — und getrennt davon: was eine Störung ist. „Das System läuft nicht“ und „ein Bericht sieht komisch aus“ sind zwei verschiedene Sachen mit zwei verschiedenen Fristen.
• Was Wartung ist und was neuer Umfang. Einen Fehler im Gebauten zu beheben: Wartung. Eine neue Funktion, von der vorher niemand sprach: neuer Umfang. Die Grenze ist unscharf, deshalb besser Beispiele beschreiben als Definitionen.
• Wer von außen erzwungene Änderungen zahlt. Ein Anbieter ändert die Anbindung, eine neue gesetzliche Pflicht kommt. Niemand ist schuld, und die Rechnung landet irgendwo.
• Was Sie bei einer Trennung bekommen. Code, Daten, Zugänge, Dokumentation — in einer Form, die eine Übernahme durch andere erlaubt. Für uns ist das eine Entwurfsannahme, keine Freundlichkeit: Ein System, das sich nicht übergeben lässt, ist schlecht gebaut.

Drei Anzeichen, dass die Betriebskosten entgleiten

Niemand weiß, was das System diesen Monat ausgegeben hat

Ist die Rechnung Ihre einzige Informationsquelle über externe Dienste, reagieren Sie einen Monat zu spät. Ein Zähler im Panel ist billig zu bauen und macht aus dem Kostengespräch statt Vermutungen Fakten.

Jede Kleinigkeit braucht den Anbieter

Den Text einer Mail ändern, einen Nutzer anlegen, einen Satz korrigieren — braucht das ein Ticket und ein Angebot, wachsen die Betriebskosten jeden Monat, denn ein lebendiges Unternehmen erzeugt Dutzende solcher Kleinigkeiten. Was sich häufig ändert, sollte sich aus dem Panel ändern lassen.

Das System spricht mit mehr Diensten, als jemand gezählt hat

Jeder externe Dienst ist eine potenzielle erzwungene Änderung pro Jahr. Bei dreien ist das planbar. Bei zehn wird der Betrieb zu einer eigenen Beschäftigung — und dann ist es Zeit zu fragen, ob alle zehn wirklich nötig sind.

Zwei Rechnungen nebeneinander

Damit das nicht abstrakt bleibt, stellen wir zwei Situationen für ein Unternehmen mit acht Personen gegenüber.

Fertige Werkzeuge: drei Abonnements, jedes pro Nutzer abgerechnet. Die Rechnung wächst mit jeder neuen Person und mit jeder Preiserhöhung des Anbieters — und die kommen regelmäßig und sind nicht verhandelbar. Dazu die Zeit für das manuelle Übertragen von Daten, weil die Werkzeuge selten gut zusammenpassen. Der Vorteil: keine Baukosten und es läuft ab morgen.

Individualsystem: einmalige Baukosten, danach die vier Posten von oben. Die Rechnung wächst nicht mit der Zahl der Personen, sondern nur, wenn die Nutzung externer Dienste wächst. Der Nachteil: Das erste Jahr ist teurer, und für einige Wochen braucht es Ihre Aufmerksamkeit.

Diese beiden Kurven kreuzen sich meist im zweiten oder dritten Jahr — und deshalb ist die Frage nach dem zweiten Jahr wichtiger als die nach dem Baupreis. Wenn Sie etwas ein Jahr nutzen wollen, gewinnen fertige Werkzeuge fast immer. Bei fünf Jahren fast nie.